Dass man mit Emails viel Zeit verbringen kann, ist keine neue oder überraschende Erkenntnis: 28% der Arbeitszeit oder 13 Stunden pro Woche kosten sie dem Büromensch durchschnittlich. Oft genug steht man vor der Wahl, entweder produktiv zu sein oder das E-Mail-Programm offen zu lassen... Aber auch außerhalb des Büros lassen einen berufliche Emails selten los, es drängt einen zu sehr dazu „kurz mal nachsehen“ und „schnell etwas beantworten“. Das Unternehmen Samanage, das Anwendungen im Bereich Enterprise Service Management vertreibt, ist der Frage nachgegangen, wie viel Zeit genau Angestellte in den USA nach der Arbeit mit beruflichen Emails verbringen, und ist zu einem überraschenden Ergebnis gekommen.

Die Resultate: von den Teilnehmern, die während ihrer Freizeit auf berufliche Emails zugreifen, verbringt mehr als ein Drittel (35,2%), über eine Stunde pro Tag, mit dem Lesen und Schreiben von Nachrichten – das entspricht zusätzlichen 30 Arbeitstagen im Jahr, wenn die Wochenenden frei bleiben. Fast 20% rufen „sehr häufig“ unmittelbar nach dem Aufwachen als erstes ihre beruflichen Mails auf, 23% während der Mahlzeiten. Gut 20% fühlen sich durch die ständige Erreichbarkeit unter Druck gesetzt und überfordert. Spannende Zahlen gibt es hier auch: z.B. zu den Unterschieden zwischen den Generationen.

Was lässt sich da machen? Natürlich kann man sich mit Email-Filtern und anderen Einstellungen Erleichterungen verschaffen, aber eigentlich liegt das Problem in der Arbeitsorganisation. Nach einer Studie von Deloitte empfinden zwei Drittel der Befragten die eigene Organisationsstruktur als zu bürokratisch und kompliziert. Die Lösung sei „Design Thinking“: das Unternehmen so zu organisieren, dass nutzerzentrierte ganzheitliche Lösungen im Mittelpunkt stehen – nicht nur für den Kunden, auch für den Mitarbeiter. Das hieße zum Beispiel, je nach Nutzungskontext auf alternative Lösungen wie z.B. Slack umzusteigen. Höchste Zeit, dass hier mehr experimentiert wird.